ベンチャーの管理部的な仕事をしていると、同じ会社で働いているメンバーの皆さんから、様々な相談や問い合わせをもらうことがあると思います。
- 電球が切れてる
- こういったものは経費になるんだっけ
- 「暑い」と言われた直後に別から「寒い」(永遠の空調問題)
などなど、なんとかできることもあれば、できないこともあったりして、その相談は様々です。ですが、結構そういった相談は重要で、なぜなら普段、我々は基本的に「管理部」という目線のみですが、職種、部署、年次など、様々な視点からオフィスがや会社のことに関する改善案を取得できちゃうからです。
従業員の数が少なかった頃は、そこそこ均等にコミュニケーションを計りやすかったので、広く意見や要望を取り入れながら、改善を計ることが可能でしたが、人数が50人を超えてきたあたりから、割りと難しくなってきたりします。この仕組を導入したのも、ちょっとキツくなってきたなぁと思ってたタイミングでした。
また、そういった意見や要望は、はっきり「言える人」もいれば、「言えない人」も一定数おり、実は「言えない人」の意見とかの方が重要だったりするケースも少なくありません。
そんなわけで、少しでも意見を集められればと思い、今年の夏くらいからnanapiで導入した、「nanapi 目安箱」制度をご紹介します。
どんな制度？
内容はとってもシンプルです。
- Googleドライブの「フォーム」を使ってまずは意見を投稿してもらう画面を作成する
- 「フォーム」を社内公開し意見を集める
- 投稿を受けた内容を吟味する
- 吟味して出した結論を同じく Googleドライブのスプレッドシートで一覧を公開(公開する時投稿者名は伏せておく)
- 回答後実行可能なものは、速やかに実行する
こんな感じです。
制度で気を配ったこと
「目安箱」実行にあたって、気配りしたことは以下です。
- 投稿しやすい雰囲気作り
- 投稿者を公開しない
- ジャンルを極力限定しない
- 「なんか管理部がやってくれるぞ」という雰囲気作り
- 回答の迅速さ
- 実行までのスピード
- 全部ポジティブに検討するというメッセージ
とにかく意見を集めて改善しまくるぞとメンバーと意気込みながら今もやっています。
なんでやるのか
管理部的な仕事は、事業やサービスの成長・改善に直接貢献することは難しいかもしれません。ですが、こうした取り組みを通じ、オフィス機能や会社制度などの、フラストレーションを可能な限り全力で排除したいと考えました。
それにより、会社にいる皆が働きやすくなったり、会社生活で迷うことが無くなったりします。
働きやすくなったり、迷うことが少なくなったりすると、より効率的に業務ができるようになったりして、組織のパフォーマンスが向上するハズです。
間接的かもしれませんが、こういった動きで事業貢献は可能だと考えています。
やってみてどうなの？
まだ開始して、3ヶ月くらいの数字で、多いか少ないかわかりませんが、40件くらいの投稿をいただいており、そのうち、大体半分くらいは実行完了したりしてます。
いくつか実例を上げてご紹介します。
実行したもの
投稿1：冷蔵庫に飲み途中のものが入っているのが気になります。個人的な感覚ですが、80ml程度の飲み物を一時保存のために会社の冷蔵庫に入れておくのはどうなのでしょうか。80ml程度なのに、一気に飲めないものなのでしょうか。怒り新党への投稿みたいになってすみません。回答1：怒り新党、面白いですよね。個人的には、冷蔵庫の使い方にルールを設けるのは難しいかと思っています。ただ、確かに飲みかけが長期保存されていることが多々あるので、タイミングを決めて、名前が書いていないものは管理部で捨てるという対応をするのが良いかと思います。※改めて広報します
投稿2：オフィスの入り口に鏡を置いてほしい！クライアント様にお会いする営業さんはもちろんですが、社内外での見え方を意識することは大事です！
回答2：アンサー出演者様用に買った鏡が、普段倉庫に眠っているので、オフィス入り口に置くようにしてみます。※アンサー出演者様が使うときは、持って行っていただいてOKとします。
→8/4、(アンサーの)アライアンスチームに使用可能か確認後、鏡を設置しました。
投稿3：みつば(※会議室の名前)前の天井照明が切れているのが気になります！照明が暗いと治安が悪くなりそうです！
回答3：電球ではなく、接続部分がダメになっているそうです。ビル管理会社に連絡して、修理の見積もりをもらいます。修理に関しましては、金額が出次第判断します。
→すみません、電球の問題でした！管理室の方に取り替えてもらいました。これで治安は問題なしです！
投稿4：Mac本体のキーボードの選択制度がほしかったです回答4：キーボード等の要望を受け取ることが多々あるので、ポジティブに検討させていただきます。→8/22 今後入社される方に対しては、JIS/USのリクエストを伺い、それ以外に関しては「BYOD支援制度」で補助できればと思います。
※BYOD制度とは、入社半年以内、PC周辺機器購入を支援するnanapiの制度です
残念ながら見送った(？)もの
投稿5：室内のエアコンの目安をきめたら、喧嘩しないのではないでしょうか暖かいとこと寒いとこの2つがあります回答5：喧嘩が起こっているのでしょうか((((；ﾟДﾟ))))皆様仲良くお願いします・・・寒暖差については、入居時からありまして、設備上差が出てしまう構造だと考えております（もちろん、誰かが個人的に適温に変更してしまうこともあるかと思いますが）。また、その時々の人口密度や日の当たり方で変化するので、統一した目安はあまり機能しないのではという印象です。同じ島の方々で穏便に相談しつつ、どうしても解決できそうもないとなれば、再度ご相談いただければと思います！
投稿6：社員の婚活促進回答6：個人的にはぜひお役に立ちたいのですが・・・プライベートに介入してしまうこと、全員のニーズではないことを考えると、今回は管理部として動くことは難しいと判断しました。
こんな感じでやりとりしています。総務担当のメンバーが、生協の白石さんを目指しながら超頑張ってくれています。
というわけで
今後に向けて欲を出すと、もっと広くあまねく皆からガンガン投稿が集まるといいなと思っています。その分忙しくなりますが。そこは管理部一同で頑張っていきます！
